Chatbot merupakan program komputer yang dirancang sebagai media interaksi melalui percakapan. Chatbot berperan sebagai personal assistant yang mampu menjawab berbagai pertanyaan dari penggunanya. Berbasis kecerdasan buatan (AI), chatbot menjadi bagian hidup manusia kebanyakan saat ini.
Ramainya penggunaan chatbot, meningkatkan kecanggihannya yang dapat dengan mudah diintegrasikan ke berbagai platform. Mulai dari laman utama sebuah situs, hingga aplikasi pesan singkat seperti WhatsApp. Chatbot WhatsApp merupakan salah satu yang populer digunakan dewasa ini.
Kecepatan serta skalabilitas chatbot dalam menyuguhkan informasi, memberikan peluang bagi bisnis untuk menjadikannya sebagai inovasi wajib yang perlu diterapkan di setiap perusahaan. Dalam artikel ini, kita akan bahas bersama segala sesuatu tentang whatsapp chatbot, mulai dari persiapan, pembuatan, hingga strategi yang tepat dalam mengaplikasikan WhatsApp chatbot.
Pahami Lebih Dalam Konsep Dasar Whatsapp Chatbot
Meski chatbot merupakan teknologi yang sudah ada sejak lama, istilah WhatsApp chatbot merupakan hal yang baru. WhatsApp Chatbot merupakan sebuah inovasi dalam platform CRM yang mengintegrasikan Chatbot ke dalam WhatsApp. Sehingga, ketika menghubungi sebuah nomor WhatsApp, pelanggan dapat menerima pesan secara otomatis.
Meskipun memiliki fitur yang hampir sama dengan auto-reply, whatsapp chatbot tetaplah teknologi yang istimewa karena kemampuannya yang mampu mendeteksi dan menjawab pertanyaan sesuai kata atau frasa tertentu yang disebut prompt.
Selain kemampuan yang cepat dalam menjawab pesan, berikut beberapa keuntungan lain dari penggunaan WhatsApp chatbot dalam bisnis:
- Meringankan beban kerja agen layanan pelanggan, dengan adanya chatbot WhatsApp yang mampu menjawab pertanyaan berulang, tim dapat lebih fokus pada solusi untuk menyelesaikan permasalahan kompleks atas keluhan pelanggan.
- Akses yang cepat dan mudah, karena diintegrasikan dengan WhatsApp business, pelanggan dapat menghubungi bisnis dimana saja dan kapan saja selama 24 jam.
- Analisis data lebih akurat, kemampuan chatbot dalam mengakumulasi data secara real-time memudahkan proses analisis data yang digunakan sebagai bentuk evaluasi kinerja bisnis.
Sephora, merupakan salah satu perusahaan besar yang menggunakan chatbot sebagai personal assistant. Melalui teknologi chatbot, mereka memberikan tips-tips kecantikan, rekomendasi produk, hingga lokasi toko terdekat kepada pelanggannya. Hal ini menjadi sebuah pengalaman yang mampu menarik minat pelanggan.
Siapkan Hal Ini Sebelum Membuat WhatsApp Chatbot
Agar penerapan sebuah inovasi dapat berjalan dengan efektif, tentukan terlebih dahulu tujuan penggunaanya dengan memahami kebutuhan bisnis. Apakah digunakan untuk meningkatkan efisiensi kerja, atau untuk meningkatkan penjualan dan minat pelanggan. Penentuan tujuan ini nantinya akan mempengaruhi fungsi penggunaan chatbot dalam bisnis.
Apabila tujuan dan fungsinya telah ditentukan, selanjutnya analisis fitur apa saja dalam chatbot yang mampu memenuhi kebutuhan serta tujuan penggunaan chatbot. Misalnya, untuk meningkatkan kinerja bisnis pada tim customer service, maka siapkan fitur seperti templat pesan untuk sapaan atau away message dalam WhatsApp chatbot. Jika penggunaan chatbot difokuskan untuk meningkatkan minat pelanggan terhadap merek, anda dapat menambahkan fitur seperti prompt mengenai tips, rekomendasi maupun katalog produk.
Selain fitur, buat pula konten yang relevan untuk chatbot sehingga fiturnya bisa jadi lebih menarik. Setelah semuanya siap kita dapat beralih pada langkah-langkah membuat WhatsApp chatbot untuk bisnis.
Cara Cepat Membuat Whatsapp Chatbot untuk Bisnis
1. Memilih Platform Whatsapp CRM
Untuk mengimplementasikan chatbot, dapat diawali dengan memilih platform WhatsApp CRM. Pada dasarnya, platform ini merupakan integrasi antara sistem customer relationship management dengan WhatsApp Business API. Platform jenis ini, selain mampu mengelola hubungan pelanggan melalui WhatsApp juga menyediakan fitur untuk membuat chatbot WhatsApp. Saat ini, penyedia populer yang bisa digunakan di Indonesia meliputi Kommo, qontak, Barantum maupun Qiscus.
2. Registrasi dan Konfigurasi WhatsApp Business API
Setelah memilih platform WhatsApp CRM yang cocok, kamu bisa mulai registrasi akun whatsapp yang akan digunakan untuk berjualan. Hal pertama yang harus kamu lakukan adalah memperoleh WhatsApp Business API.
Untuk beberapa platform, hal ini memerlukan langkah yang berbeda-beda, berikut langkah-langkah umum untuk mendapatkan WhatsApp Business API dari Meta:
- Pastikan kamu sudah memiliki akun Facebook Business Manager.
- Dalam akun tersebut, pilihlah all tools → WhatsApp Manager.
- Di bawah Account Tools, klik Phone Number → Add phone number.
- Kemudian dilanjutkan dengan membuat profil untuk WhatsApp Business.
- Tambahkan nomor telepon baru yang belum terdaftar WhatsApp.
Jika sudah berlangganan platform WhatsApp CRM, langkah ini akan jauh lebih mudah karena kamu bisa secara langsung mendapatkan WhatsApp business API dari penyedia. Kamu bisa menghubungi penyedia platform pilihanmu.
3. Membangun Alur Percakapan (Conversation Flow) untuk Chatbot
Setelah semua akun siap, selanjutnya adalah langkah utama dari pembuatan chatbot, yaitu mengatur alur percakapan dalam chatbot.
Karena platform penyedia WhatsApp CRM akan menyediakan alat otomatis yang bisa membangun chatbot dengan mudah. Misalnya, Kommo yang menyediakan chatbot visual builder sehingga pengguna dapat menyusun alur percakapan hingga membentuk persona untuk chatbot.
Pastikan alur percakapan dibuat senatural mungkin agar pelanggan merasa nyaman dan merasa seperti sedang berbicara dengan manusia.
4. Melakukan Evaluasi dan Penyempurnaan
Jika chatbot telah dibuat, maka tahapan selanjutnya adalah melakukan evaluasi secara berkala serta pembaruan guna menyempurnakan chatbot. Tahapan ini wajib dilakukan, karena perubahan teknologi yang terus berkembang akan turut mengubah perilaku pelanggan.
Strategi Peluncuran Chatbot
Penerapan whatsapp chatbot dalam bisnis tidak semata-mata hanya menjadi ajang ikut-ikutan perkembangan teknologi. Agar hasil yang didapat bisa maksimal, maka prosesnya pun harus efektif. Sehingga langkah terakhir setelah kamu membuat chatbot adalah terus mengenalkan chatbot yang kamu kembangkan kepada pelanggan yang menggunakan WhatsApp. Kenalkan fitur serta manfaat yang ada pada WhatsApp chatbot kepada target audiens sehingga pemanfaatan teknologi mutakhir ini tidak menjadi sia-sia.
Pembuatan WhatsApp Chatbot telah terbukti sebagai langkah yang signifikan dalam meningkatkan efisiensi komunikasi dan layanan pelanggan bagi berbagai jenis bisnis. Dengan memahami kebutuhan dan tujuan chatbot, serta mempersiapkan materi dan konten yang relevan, perusahaan dapat merancang chatbot yang responsif dan bermanfaat bagi pengguna.
Integrasi dengan tools atau sistem lain juga memperluas fungsionalitas chatbot, sementara membangun alur percakapan yang efektif memastikan pengalaman pengguna yang intuitif. Melalui penerapan langkah-langkah ini, chatbot dapat menjadi alat yang kuat dalam memberikan respons secara instan, meningkatkan ketersediaan layanan 24/7, dan kualitas interaksi dengan pelanggan.
Dengan demikian, WhatsApp Chatbot bukan hanya merupakan inovasi teknologi yang menarik, tetapi juga merupakan strategi yang penting dalam mengoptimalkan komunikasi bisnis di era digital saat ini.
Jangan lupa untuk LIKE kita di Facebook, Follow Twitter dan Instagram TipsPintar.com. Ditambah lagi, biar gak ketinggalan video-video menarik dari kita, jangan lupa Subcribe YouTube Channel TipsPintar.com
